No hace falta tener departamento de informática para empezar a digitalizarse. Cinco pasos realistas: identificar el proceso más repetitivo, calcular cuánto cuesta hoy, formar a un "desarrollador ciudadano" interno, empezar por una victoria rápida y asegurarse de que el ahorro compensa la inversión.
"Eso de digitalizarse está muy bien para las grandes empresas, que tienen departamento de informática. Nosotros no podemos." Es una de las frases que más escuchamos. Y es comprensible, pero ya no es cierta.
Hoy, una pyme sin un solo informático en plantilla puede empezar a automatizar sus procesos. Hace falta método, no un gran presupuesto. Te contamos por dónde empezar de forma realista.
Primer paso: olvídate de la tecnología (de momento)
El error más común es empezar preguntando "¿qué programa me compro?". Es justo al revés. Primero hay que entender qué problema quieres resolver. La tecnología es el último paso, no el primero.
Así que empieza por mirar tu día a día y detectar las tareas que más se repiten y más tiempo consumen. Esa pila de pedidos que alguien teclea a mano. El informe mensual que siempre lleva media tarde. Las altas de clientes que hay que meter en tres sitios distintos. Esas son tus candidatas.
Segundo paso: pon números
Coge la tarea que más te moleste y calcula cuánto te cuesta al año. Es fácil: cuántas veces se hace al mes, por cuántos minutos lleva cada vez, por el coste por hora de quien la hace, por doce meses. La cifra que sale suele ser reveladora y te dirá si merece la pena seguir.
Si quieres profundizar en esta fórmula, lo cuentas paso a paso en este otro artículo.
Tercer paso: aprovecha al "desarrollador ciudadano"
Aquí está la clave de por qué ya no necesitas un departamento de informática. Las herramientas modernas (las llamadas Low-Code y No-Code) permiten que una persona de tu equipo, sin ser técnica, aprenda a montar automatizaciones sencillas. Se le llama "desarrollador ciudadano": alguien de operaciones o administración que, con algo de formación, se convierte en quien mantiene las automatizaciones de la empresa.
Esto cambia las cuentas por completo. En lugar de pagar desarrollos caros, inviertes en formar a alguien que ya tienes.
Cuarto paso: empieza pequeño, con una "victoria rápida"
No intentes digitalizar toda la empresa de golpe. Elige un solo proceso, el que tenga más probabilidades de salir bien: repetitivo, mecánico, que consuma tiempo y que sea fácil de automatizar. A eso se le llama una victoria rápida, y tiene un doble valor: ahorra dinero desde el principio y, sobre todo, convence al equipo de que esto funciona. Una vez tienes una victoria, las siguientes son mucho más fáciles.
Quinto paso: cuidado con un detalle
No toda tarea automatizable merece la pena. Si una tarea te cuesta poco al año, puede que automatizarla salga más caro que dejarla como está. Antes de invertir, asegúrate de que el ahorro compensará el gasto. Parece obvio, pero es el error que más dinero hace perder.
Un marco para no perderte
Todos estos pasos forman parte del marco MIDAS que desarrollamos en Nexus y validamos académicamente ante tribunal universitario en la UIE, pensado precisamente para empresas que quieren empezar a digitalizarse de forma ordenada y sin tirar el presupuesto. La gracia es que no necesitas dominarlo entero: necesitas dar el primer paso bien dado.
Da tu primer paso ahora
El autodiagnóstico recorre contigo los primeros pasos sobre un proceso concreto de tu empresa: lo clasifica, calcula su coste y te dice qué tipo de herramienta encajaría. Es la forma más fácil de empezar.
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