Una tarea que parece "solo cinco minutos" puede costarte miles de euros al año cuando se repite cientos de veces al mes. La fórmula para calcularlo es directa: volumen × tiempo × coste/hora × 12. Saber esa cifra cambia la conversación sobre qué automatizar.
Hay una pregunta que casi ningún dueño de PYME se hace, y es de las más rentables que existen: ¿cuánto me cuesta realmente esta tarea que llevamos haciendo a mano desde siempre?
No hablamos de lo que cuesta la herramienta, ni el software, ni el ordenador. Hablamos del tiempo. Ese rato que alguien de tu equipo dedica cada día a copiar datos de un sitio a otro, a revisar pedidos, a montar el mismo informe de siempre. Parece poco. "Son cinco minutos". Pero cinco minutos, repetidos cientos de veces al mes, dejan de ser cinco minutos.
La cuenta que nunca haces
Vamos a ponerle números, porque cuando se ven escritos sorprenden.
Imagina una tarea que se hace 900 veces al mes y lleva 10 minutos cada vez. Eso son 150 horas al mes. Si la persona que la hace cuesta a la empresa unos 18 euros por hora (contando seguros sociales, no solo el salario), la cuenta sale así:
- 150 horas al mes × 18 €/hora = 2.700 € al mes
- 2.700 € × 12 meses = 32.400 € al año
Treinta y dos mil euros al año en una sola tarea que, vista de cerca, parecía "solo cinco minutos". Y este no es un ejemplo inventado al azar: son las cifras del caso de análisis sobre el que validamos parte del marco MIDAS — una empresa logística que recibía los pedidos por email y los tecleaba a mano en su sistema.
La fórmula, para que la apliques tú
No necesitas un consultor para hacer este primer cálculo. Necesitas tres datos que ya conoces:
- Cuántas veces se hace la tarea al mes (pedidos, facturas, informes, altas… lo que sea).
- Cuánto se tarda cada vez, en minutos.
- Cuánto cuesta por hora la persona que la hace. Si no lo sabes exacto, una referencia válida: un perfil administrativo ronda los 18 €/hora con seguros sociales incluidos.
Y la fórmula es esta:
(Veces al mes × minutos cada vez ÷ 60) × coste por hora × 12 = lo que te cuesta al año
Cógela, aplícala a la tarea que más repetís en tu empresa, y verás aparecer una cifra que probablemente no esperabas.
Por qué esto importa más de lo que parece
Saber este número cambia las decisiones. Cuando una tarea te cuesta 1.500 € al año, igual no merece la pena tocarla. Pero cuando te cuesta 30.000 €, la conversación es otra: ahí hay margen para invertir en automatizarla y aun así ahorrar dinero.
El problema es que la mayoría de empresas nunca hacen este cálculo. Siguen pagando esos 30.000 € al año en tiempo invisible, año tras año, porque nadie se paró a contarlo.
Este cálculo (el del coste actual de un proceso) es la base del marco MIDAS, el método de análisis que desarrollamos en Nexus y validamos académicamente ante tribunal universitario en la UIE. La idea es sencilla: antes de decidir si automatizar algo, primero hay que saber cuánto cuesta no hacerlo.
Empieza por tu propia cuenta
Aplica el marco MIDAS a un proceso concreto de tu empresa. En seis pasos guiados sabrás cuánto te cuesta hoy, si es buen candidato a automatizar y qué tipo de tecnología encaja. PDF descargable al final.
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