Un proceso es buen candidato a automatizarse cuando cumple cinco condiciones: se repite mucho, se explica con reglas claras, está estandarizado, es propenso a errores y consume tiempo. Cuantas más cumpla a la vez, mejor candidato. Las cinco juntas valen mucho más que cualquiera por separado.
Cuando una empresa decide "digitalizarse", suele cometer el mismo error: querer automatizarlo todo a la vez. Y automatizar lo que no toca es una de las formas más caras de perder tiempo y dinero.
La buena noticia es que existe una manera ordenada de saber qué tareas merecen la pena y cuáles es mejor dejar como están. Y no hace falta ser ingeniero para aplicarla.
Las cinco preguntas que lo deciden
Una tarea es buena candidata a automatizarse cuando cumple, sobre todo, estas cinco condiciones. Cuantas más cumpla, mejor candidata es:
Las tareas que se hacen a diario o varias veces por semana son las que más tiempo acumulan. Algo que haces una vez al trimestre rara vez compensa automatizarlo.
Del tipo "si llega esto, haz aquello". Si la tarea requiere criterio humano constante, juicio o negociación, automatizarla es complicado. Si es mecánica y predecible, es ideal.
Las tareas estandarizadas, con pocas excepciones, se automatizan bien. Las que cada vez son un mundo distinto, no.
Copiar números de un sitio a otro, transcribir datos… son tareas donde el error humano es habitual. Automatizarlas no solo ahorra tiempo: elimina errores.
Aquí está el dinero. Una tarea que cumple todo lo anterior pero se hace en dos minutos al mes no mueve la aguja. La que se come horas, sí.
El truco: no es una pregunta, son las cinco juntas
Lo importante no es que una tarea cumpla una de estas condiciones, sino cuántas cumple en conjunto. Una tarea repetitiva, mecánica, estandarizada, propensa a errores y que consume horas al mes es prácticamente un cartel luminoso diciendo "automatízame". Una que solo cumple una o dos, probablemente no.
Estas cinco preguntas no son una ocurrencia nuestra. Forman parte del marco MIDAS que desarrollamos en Nexus y validamos académicamente ante tribunal universitario en la UIE, construido sobre literatura científica especializada en automatización de pymes.
Y después de identificarla, ¿qué?
Identificar la tarea candidata es el primer paso. Después viene saber cuánto te cuesta hoy, qué tipo de herramienta encajaría y si el ahorro compensaría la inversión. Pero eso es la segunda parte de la historia (y tiene su propia trampa, que contamos en otro artículo: a veces, aunque una tarea sea perfectamente automatizable, no sale a cuenta).
De momento, quédate con esto: antes de automatizar nada, pasa tus tareas por estas cinco preguntas. Te ahorrarás dinero solo con descartar lo que no merece la pena.
Pruébalo con tu proceso
El autodiagnóstico aplica las cinco preguntas (y unas cuantas más) a un proceso concreto de tu empresa. En seis pasos guiados sabrás si es buen candidato y qué tipo de plataforma encaja. PDF descargable al final.
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